Документация 2.0


Общие сведения по применению онлайн-касс

Изменен: 25.12.2020 15:56:02

Общий сценарий применения фискальных регистраторов в клинике

  • В начале смены выполняется открытие кассовой смены на ФР
  • В течение дня выполняются операции по регистрации чеков
  • В конце смены выполняется закрытие смены
  • После закрытия смены выполняется обнуление кассы ККМ ФР

Подробное описание применения онлайн-касс в клинике

Применение в клинике одного или нескольких фискальных регистраторов (онлайн-касс), далее ФР, требует выполнения некоторых регулярных регламентных операций.

Основной регламентной операцией является открытие и закрытие кассовой смены на каждом из подключенных фискальных регистраторов.

Открытие и закрытие кассовых смен

Регистрация чеков в ФР выполняется в контексте кассовой смены. Программа контролирует наличие открытой кассовой смены и не дает выполнять регистрацию чеков если смена не открыта или превысила 24 часа. Срок действия открытой смены не должен превышать 24 часа.

Кассовую смену можно открывать и закрывать несколько раз в сутки, однако частое открытие и закрытие смены может вызвать вопросы у контролирующих органов. Закрытие смены по прошествии 24-х часов может вызвать наложение административного штрафа на организацию. Если клиника работает круглосуточно, во избежании штрафов,  мы рекомендуем делать перерыв между закрытием и открытием новой смены как минимум полчаса для возможности принять меры к закрытию кассовой смены в случае возникновения нештатных ситуаций с ФР.

Открытие и закрытие кассовых смен выполняется в разделе "Взаиморасчеты/Кассовые смены".


kktuse1.jpg

Каждой открытой смене соответствует документ "Кассовая смена". Документ создается при открытии смены и дополняется данным Z-отчета при ее закрытии.

Открытие смены

Для открытия смены следует кликнуть на ссылку "Открыть смену"

kktuse2.jpg

При открытии смены нужно выбрать фискальный регистратор, а так же можно указать пароль кассира. Пароль кассира является идентификатором кассира для ФР. В зависимости от указанного пароля в чеках будет фигурировать имя и ИНН кассира связанного с данным паролем. Пользователи и пароли для касс "Атол" настраиваются с помощью утилиты "Тест драйвера ККТ" входящую в состав драйверов касс "Атол".

Программа сохраняет введенный ранее пароль кассира и выполняет открытие и закрытие смены с введенным ранее паролем, однако, в зависимости от настроек ФР закрытие смены может быть разрешено только пользователю "Администратор", по умолчанию имеющему пароль "30", в таком случае при попытке закрыть смену будет выведена ошибка "Не верный пароль кассира". При данной настройке ФР пароль кассира необходимо вводить при каждом открытии и закрытии смены - при открытии - пароль кассира (1,2,3 и т.д.), при закрытии - пароль администратора (30).

В случае успешного открытия смены на ФР будет распечатан отчет об открытии смены и ФР будет готов к работе.

На фискальных регистраторах "Эвотор" открытие смены будет сопровождаться печатью и аннулированием нулевого чека.

Закрытие смены

Закрытие смены выполняется в том же разделе, что и открытие смены. Для закрытия смены следует кликнуть по ссылке "Закрыть смену". Далее следует выбрать фискальный регистратор и при необходимости ввести пароль кассира.

При закрытии смены программа контролирует соответствие суммы наличности числящейся в фискальном регистраторе с суммой в кассе ККМ программы. В случае совпадения сумм выполняется попытка закрытия смены. 

Суммы к ФР и в кассе программы могут не совпадать по различным причинам, что не является ошибкой, а является сигналом к необходимости предпринять некоторые дополнительные шаги.

Если сумма в ФР превышает сумму в кассе программы, это может означать то, что на данном ФР были пробиты чеки с использованием другой программы. Это не является проблемой, и можно продолжить закрытие смены. Сумма в кассе программы может превышать сумму в ФР и в том, случае, если перед открытием текущей смены не было выполнено обнуление кассы ККМ программы, что тоже не является проблемой а свидетельствует об ошибках в учете.

Если сумма в ФР меньше чем сумма в кассе программы, это означает, что не все чеки созданные в программе были успешно зарегистрированы в ФР. Такое может произойти если в процессе регистрации чека возникла ошибка печати, кончилась кассовая лента, ФР был отключен или по иным причинам. Сумма чека в кассе ККМ программы будет зафиксирована, но в ФР она не поступит. В данном случае следует перейти в раздел "Взаиморасчеты/Чеки ККМ" и попытаться зарегистрировать чеки со статусом "Ошибка". Если все чеки будут успешно зарегистрированы в ФР сумма в кассе программы и сумма  ФР сравняются.

Если суммы не удается привести к равенству нужно выполнить закрытие смены в любом случае и попытаться выяснить причину несовпадения, при необходимости обратившись в службу технической поддержки.

В случае успешного закрытия смены на ФР будет распечатан отчет о закрытии смены (Z-отчет).

Мы рекомендуем при каждом закрытии смены контролировать наличие документов не переданных в ОФД, в z-отчете присутствует соответствующий раздел. Если ФР потеряет связь с ОФД в нем начнут скапливаться непереданные документы (чеки, отчеты). Через месяц ФР будет заблокирован. 

Обнуление кассы ККМ (инкассация)

По умолчанию на кассах "Атол" включен режим обнуления суммы наличности в ФР при закрытии смены. В данном случае, для соблюдения целостности учета, необходимо выполнять обнуление кассы ККМ связанной с данным ФР после закрытия смены или перед открытием новой.

Для обнуления кассы необходимо зайти в раздел "Взаиморасчеты с клиентами (Р) / Кассы клиники / Кассовые документы" и создать документ "Перемещение" или "Выдача" по данной кассе ККМ. Перемещение средств выполняет перенос указанной суммы из кассы источника в кассу получателя, к примеру в основную кассу филиала. Выдача средств выполняет простое уменьшение средств в кассе программы.

При составлении документа рекомендуется в поле "Основание" указать "Инкассация при закрытии смены".

Если на момент открытия кассовой смены в кассе ККМ программы будет числится какая либо сумма это может привести к неравенству сумм в кассе ККМ и в ФР на момент закрытия смены.

Регистрация чеков

В программе регистрируются чеки по следующим операциям:

  • Прием оплаты по акту выполненных работ наличными, по банковским картам и по лицевому счету
  • Пополнение лицевого счета клиента
  • Оплата розничной продажи
  • Возврат по розничной продаже
  • Внесение наличных в ФР
  • Изъятие наличных из ФР

Согласно настройкам программы регистрация чека может производиться только при наличной оплате, только при оплате по картам или в обоих случаях. Так же можно регистрировать чеки на разных ФР в зависимости от типа оплаты.

Регистрация чека производится автоматически в процессе регистрации оплаты. После выбора типа оплаты программа пытается зарегистрировать чек. В некоторых случаях регистрация чека может завершиться ошибкой. Программа может не иметь доступ к устройству, устройство может быть выключено, может закончиться кассовая лента и пр. В этом случае программа предложить повторить попытку регистрации либо зарегистрировать чек позднее.

Все чеки созданные в программе сохраняются и доступны в виде списка в разделе "Взаиморасчеты/Чеки ККМ". По каждому чеку можно получить его содержание и состояние. Чеки по которым регистрация закончилась неудачей имеют статус "Ошибка" и по ним можно предпринять повторную попытку регистрации. 

Режимы печати чека на частичную оплату акта выполненных работ

Согласно требованиям ФФД чеки на частичную оплату должны содержать информацию о всей сумме покупки. Суммы оплат сделанных ранее отражаются как авансовые платежи и зачет авансов.

В случае если в настройках программы в рамках одного филиала регистрация и наличных платежей и электронных выполняется на одном ФР в чеке будет содержаться расширенная информация об оплате, в частности о суммах платежей сделанных ранее по данному акту выполненных работ. В противном случае в чеках будет фигурировать только сумма текущего платежа.

Особенности регистрации чеков при операциях по лицевым счетам

В программе реализован механизм лицевых счетов владельцев животных. Данный механизм позволяет принимать деньги от клиентов авансом, вести учет этих средств и оплачивать услуги средствами на лицевых счетах. Согласно законодательству кассовый чек необходимо выдавать на любую операцию по приему денег от покупателей, включая и авансовые платежи.

В программе существует настройка позволяющая включить или отключить регистрацию чеков на операции по лицевым счетам. При регистрации чека на операцию по внесению средств на лицевой счет в чеке фигурирует строчка "Пополнение лицевого счета" с признаком способа расчета "Аванс". При оплате с лицевого счета способом оплаты в чеке значится "Предварительная оплата (Аванс)", т.е. оплата осуществляется зачетом внесенного ранее аванса.

Если в клинике зарегистрированы два филиала с разными юридическими лицами возникает ситуация, при которой аванс может быть внесен в одно юридическое лицо, а оплата данным авансом может быть произведена в другом юридическом лице (филиале). С точки зрения бух-учета это может являться нарушением. Необходимость применения ФР в данном случае препятствует реализации возможности использования лицевых счетов клиентов.

К сожалению мы пока не можем предложить качественного решения данной проблемы, в связи с этим рекомендуем не использовать функционал лицевых счетов в конфигурации с несколькими филиалами, дополнительно отключив регистрацию операций по лицевым счетам на ФР.

Управление фискальным регистратором

Для получения информации о состоянии подключенного фискального регистратора и выполнения действий связанных ним в программе реализован раздел "Взаиморасчеты/Управление фискальным регистратором".

В разделе отображается текущая информация о состоянии устройства, а так же кнопки операций разделенные на группы.

В данном разделе можно выполнить следующие операции:

  • Изменить пароль кассира
  • Аннулировать чек
  • Внести наличные в ФР
  • Изъять наличные из ФР
  • Распечатать отчет о текущем состоянии счетчиков (X-отчет)
  • Выполнить аварийное открытие/закрытие смены

Действия при нештатных ситуациях

При возникновения нештатных ситуаций при работе с ФР можно попытаться восстановить нормальную работу устройства воспользовавшись рекомендациями представленными ниже. Если восстановить работу не удается необходимо обратиться в службу технической поддержки.

Чеки не печатаются, смена не закрывается, общая ошибка

Для начала следует убедиться в том, что связь программы с ФР существует. Для этого следует зайти в раздел "Управление фискальным регистратором". Если связь установлена и устройство отвечает на запросы в информационных разделах будет отображена информация о текущем состоянии устройства. Если выводится сообщение об отсутствии связи с ФР это может свидетельствовать о том, что:

  • Программа "Вет-Ассист Менеджер оборудования" не запущена, или произошло ее зависание. Необходимо убедиться что программа запущена и работает нормально.
  • Фискальный регистратор выключен/не подключен/завис/не работает. В этом случае следует проверить его подключение, выключить и включить его через несколько секунд. При включении регистратор должен выдать чек о готовности к работе.
  • Отсутствует доступ в интернет. Для доступа к устройствам используется интернет-канал, необходимо убедиться что доступ в интернет существует.

Не удается открыть/закрыть смену

Если смена не закрывается/не открывается по каким либо причинам, при этом доступ к устройств осуществляется можно воспользоваться функцией аварийного открытия/закрытия смены в разделе "Управление фискальным регистратором". При этом программа попытается выполнить данную операцию минуя дополнительные проверки и прочие операции. О подобных ситуация рекомендуется уведомить службу поддержки программы для выяснения причин их возникновения.

Выдается сообщение "На устройстве открыт чек продажи" и чек на печатается

Такое происходит когда чек на фискальном регистраторе открыт и по каким либо причинам не может быть закрыт. Устройство блокируется для принятия мер. В данном случае следует в разделе "Управление фискальным регистратором" в блоке "Чек" выполнить операцию "Аннулировать чек". После чего попытаться пробить "ошибочный" чек повторно




Последняя статья раздела, перейдите в следующий раздел