Кадровая запись представляет собой запись об изменениях в кадровом учете в контексте определенного сотрудника. К кадровым записям относятся:

• Прием на работу - начальное оформление сотрудника в штат
• Кадровый перевод - изменение настроек оплаты труда сотрудника - смена должности, оклада, процентных ставок, и т.д.
• Отпуск без сохранения оплаты - за свой счет
• Отпуск с сохранением оплаты - обычный отпуск
• Увольнение

В зависимости от типа, кадровые записи содержат различный набор параметров однако в каждой записи есть поля комментарий и дата оформления операции. Дата оформления не влияет на учет и содержит исключительно дату регистрации данных изменений в программе. Кадровые записи создаются из карточки сотрудника.

Каждая кадровая запись имеет дату начала действия. В случае приема на работу или кадрового перевода - это дата приема или кадрового перевода. В случае отпуска - это дата начала отпуска. При выполнении расчета зарплаты программа производит начисления опираясь на дату начала действия записи. Программа позволяет выполнять перенос кадровой записи во времени путем изменения даты, однако при этом выполняются проверки допустимости данного переноса. К примеру нельзя перенести дату отпуска на дату предшествующую дате оформления на работу и т.д.

Изменение даты начала действия кадровой записи приводит к нарушению актуальности расчетов зарплаты начиная с даты переноса кадровой записи. Таким образом перенос даты кадровой записи может повлечь изменения в будущих расчетах. Следует учитывать данное обстоятельство при редактировании кадровых записей.